ipool är plattformen för retail — Biltema, Blomsterlandet, Clas Ohlson och liknande. Dela personal mellan butiker, klara säsongstoppar och koppla tid direkt till lön via tiltid.
För kedjor som Biltema, Blomsterlandet och Team Sportia — där en stark butik kompenserar en svag och där en söndag inte är samma som en tisdag. Bemanna hela organisationen som den faktiskt fungerar.
Försäljningen är ojämn över veckan. Helger drar 2–3 gånger så mycket trafik som vardagar. Säsongstoppar — trädgårdspremiär, Black Friday, jul, mellandagsrea — skapar bemanningsbehov 50–100 % över normalvolymen. När en säljare blir sjuk på en lördagsmorgon med butikens största försäljningsdag är en obemannad kassa direkt förlorade intäkter.
Personalstyrkan är i sin tur ojämn. Extrapersonal och deltidare med varierande tillgänglighet, fastanställda med fasta scheman, regionchefer som ansvarar för 8–15 butiker var. Ingen har full överblick — butikschefen ser sin butik, regionchefen ser ekonomin, huvudkontoret ser kvartalsrapporten.
Det som saknas är ett operativt system som täcker hela kedjan — där en regionchef kan se i realtid vilka butiker som behöver hjälp och var hjälpen finns, och där butikschefer kan dela personal med varandra utan att det blir kaos.
En säljare med lugn söndag i Sisjön tar ett extrapass i Frölunda. Behörigheter sätter vilka butiker som får utbyta personal. Tiden registreras automatiskt mot rätt butik.
Bygg en intern pool av extrapersonal för hela regionen eller hela kedjan. Minska beroendet av externa bemanningsföretag — eller behåll dem som komplement för verkligen oförutsedda toppar.
Lördag 06:32: en kassör sjukanmäler sig. ipool skickar inom sekunder förfrågan till tillgänglig extrapersonal och kollegor i grannbutiker. Klockan 07:15 öppnar butiken med full bemanning.
En dashboard som visar alla butiker, alla pass, alla öppna behov. Var behövs hjälp? Var finns över? Vad kostar bemanningsmixen denna månad?
En retail-kedja med 87 butiker över Sverige ersatte ett fragmenterat upplägg (Excel-schema i butikerna, separat bemanningssystem på huvudkontoret, mejlade rutiner) med ipool kopplat till tiltid. Andelen passbyten som löstes internt ökade kraftigt och kostnaden för inhyrd personal minskade avsevärt.
Ja. Vi har stöd för Handelsavtalet med dess specifika regler kring veckovila, OB och passlängd. Lokala avtalsavvikelser konfigureras vid uppsättning.
Ja. ipool och tiltid är fullt integrerade — stämpling i ipool flödar automatiskt in i tiltids löneberäkning. Det är en av våra vanligaste konstellationer inom retail.
Det är faktiskt det rekommenderade tillvägagångssättet. Starta med en pilotbutik eller en region, finjustera, och rulla sedan ut bredare med lärdomar i bagaget.
Ja. Behörigheter styr vad butikschefen får ändra. Operativa pass och passbyten ligger normalt hos butikschefen; ramar för anställningsgrad och budget ligger på regional eller central nivå.
Anställningsbevis genereras automatiskt per pass, signeras digitalt med BankID och arkiveras i ipool. Inget pappersarbete.
Vi har integrationer mot de större kassasystemen på den svenska marknaden. För övriga använder vi vårt API. Säljdata kan användas för att förutsäga bemanningsbehov.