Café Schweizer bytte ut pappersscheman mot ipool. Tydligare planering, snabbare onboarding och rutiner samlade i en app — utan terminaler.
Café Schweizer i Göteborg har sålt bakverk och lunch sedan 1980-talet. Under 40 år hanterades scheman, ledighet och tidrapportering med papperslistor på anslagstavlan och Excel-ark på kontoret. När andra generationens ägare tog över var det dags att digitalisera — och de valde ipool.
Ett café har oförutsägbara toppar — soligt fredagsväder fyller uteserveringen, ett event i grannkvarteren fördubblar lunchtrafiken. Att bemanna rätt på papper krävde att köksmästaren och ägaren satt sena kvällar och skrev om schemat för hand varje vecka. Medarbetare hörde av sig via sms, meddelanden fastnade i telefonsamtal, och tidrapporteringen var en osäker uppskattning i slutet av månaden.
Med ipool får personalen sitt schema, tillgänglighetsanmälan och tidrapportering i mobilen. Baristor och köksmedarbetare markerar när de kan jobba, och Oliver som driver caféet ser hela veckan i en vy. Sjukanmälan går ut som notis till hela extrapoolen — och den som svarar först får passet. Sedan bytet har administrationstiden minskat drastiskt.
Café Schweizer sparar flera timmar per vecka på schemaläggning och tidrapportering. Personalen är mer nöjd eftersom de har full koll på sina pass direkt i telefonen. Och ägaren har tid över för det som är kärnverksamheten — kaffe, bakverk och gäster.