Policy

I vår policy för personuppgifter beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Vi värnar om våra kunders integritet och använder personuppgifterna som vi samlar in enligt ändamålen som är beskrivna i detta dokument dvs. vi kommer inte sälja några personuppgifter till tredjepart. Denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi hanterar personuppgifter i vår tjänst ipool.

Behandling av personuppgifter i ipool

4 Retail Sweden AB agerar personuppgiftsbiträde åt våra kunder som är personuppgiftsansvariga. Vi respekterar våra kunders sekretess, integritet och rätt att ha kontroll över sina personuppgifter. Vi kommer att vara öppna med vilken information vi samlar in och varför, och vi kommer skydda den på ett så säkert sätt som möjligt. Kunden är även ansvarig för att informera, rätta, uppdatera eller radera personuppgifter.

Våra kunder ansvarar för att det föreligger en legal grund för behandling av personuppgifterna då vi är personuppgiftsbiträden.

Vi samlar in personuppgifter om kundens medarbetare som använder ipool samt kundens kontaktpersoner.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter för våra kunders räkning är att inneha rätt uppgifter om kunden och dess personal för att kunna hantera effektiv bemanning, schemaläggning och personalkommunikation i systemet ipool.

Vi använder även personuppgifterna för att ge användarna så bra support som möjligt samt möjlighet att kunna skicka ut information om ipool i tex nyhetsbrev eller kampanjer.

Vår behandling av personuppgifter för våra kunders räkning kommer huvudsakligen genomföras i avsikt att:

• Tillhandahålla intern funktionalitet, som t ex schemaläggning och kommunikation mellan användare
• Tillhandahålla intern funktionalitet för att lägga till, ändra eller radera personuppgifter
• Tillåta extern kommunikation med användare via sms
• Tillhandahålla användarkonton och inloggningsfunktionalitet
• Anonymisera personuppgifter automatiskt en viss tid efter att en användare har raderats av kunden
• Utbyta personuppgifter med externt system som kunden använder och vill integrera med ipool
• Överföra personuppgifter i form av mobilnummer till underleverantör för sms-utskick
• Aggregera data för statistiska ändamål (resultatet rensat från personliga data)

Nedanstående information kan skilja sig något beroende på kundens konfigurering. T ex lagras inte alla uppgifter för samtliga kunder och huruvida man kan ändra eller radera uppgifter i ipool beror också på konfigurering och/eller vilket schemaläggningssystem kundens ipool är integrerat med.

Vi samlar in följande personuppgifter:

Grundtjänst ipool

Personuppgifter:

Namn, användarnamn, anställningsnummer, mobilnummer, hemtelefon, e-postadress, gatuadress, postnummer, postadress, kontaktuppgifter upp till två närmast anhöriga, profilbild, födelsedatum, anställningsdatum, timlön, anställningstimmar/vecka, LAS-fält (turordningsinfo), kommentarsfält.

Övriga uppgifter som lagras:

Anställningar och inlån (vilka butiker), kompetensprofiler, schematider, frånvaro (sjukdom, semester etc), kan arbeta, bokade tider, byten, SMS-utskick, interna mailkonversationer, inloggningar, tillfälliga anställningsbevis, tidrapporter, attitydundersökningar, användningsloggar, supportärenden.

Tilläggstjänst ipool Time för tidregistrering
Tidregistrering genom in- och utstämpling med geo-lokalisering som tillval, rättade tider, personnummer för personalliggare.

Tilläggstjänst Lönsespecifikationer
Lönespecifikationer

 All lagring av personuppgifter sker inom EU/EES.

4 Retail Sweden AB behandlar personuppgifter för kundens räkning under tjänsteavtalets giltighetstid. Radering av personuppgifter hanteras olika beroende på om ipool är integrerat med HR- eller schemaläggningssystem eller inte. 

Är ipool integrerat raderas personuppgifter när personen tas bort i det andra systemet. Körs ipool ”standalone”, dvs utan integration till annat system, raderas personuppgifter automatiskt ett år efter att personen tas bort i ipool, eller när kunden manuellt väljer att radera personen slutgiltigt. Alla personuppgifter raderas också när tjänsteavtalet med kunden upphör, om inte annat överenskommits.

Registrerades rättigheter

I ipool kan medarbetarna själva se vilka personuppgifter som vi lagrar om de själva. Vi kan även generera ett registerutdrag för en anställd på begäran av den personuppgiftsansvariga en gång per år. 4 Retail Sweden AB kan exportera personuppgifterna i dataläsbart format på begäran. Vid upprepade förfrågningar kan en administrativ avgift tas ut.

Varje person har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att den enskilde har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Om det är några personuppgifter som är felaktiga kan antingen medarbetarna själva eller kundens administratörer ändra och uppdatera personuppgifterna i ipool.

Varje person har rätt att vända sig till personuppgiftsansvarige och be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas. I ipool går det att ta bort personer om de inte längre jobbar kvar eller är inaktuella. 4Retail Sweden AB kommer då att radera personuppgifterna.

Leverantörer

Microsoft AB / 556233-4804 / Lagring och serverdrift MS Azure / Irland / EU/EES

LINK Mobility AB / 556532-6401 / SMS-utskick / Stockholm / EU/EES

Zendesk / Supportsystem / EU/EES

Så här kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

4 Retail Sweden AB / ipool

Org.nr: 556480-3715

c/o iOffice
Olof Palmes gata 11, 111 37 Stockholm

info@ipool.se

+46(0) 8-28 26 33